«Οι διαχειριστές μας είναι σωτήρια που μας τροφοδοτούν τις πιο ζωτικές πληροφορίες και διατηρούν τις αρμοδιότητες και τους πόρους μας συντονισμένους», λέει ο Marc Wright, ιδρυτής και διευθυντής των Martinez & Wright Homeownership Partners στο Λος Άντζελες. «Αν μας δώσουν μηνύματα που είναι ασαφή ή ανακριβή, θα καταλήξουμε στο γεύμα κάποιου άλλου».


Με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο να είναι ο προτιμώμενος τρόπος επικοινωνίας των επιχειρήσεων και η αυξημένη ευθύνη στους διοικητικούς βοηθούς, οι καλές δεξιότητες γραφής είναι απαραίτητες για αποτελεσματικούς, παραγωγικούς και πολύτιμους υπαλλήλους.

'Σε αυτούς τους ανταγωνιστικούς καιρούς, όλοι πρέπει να είναι σε θέση να μοιράζονται πληροφορίες γρήγορα και με πλήρη ακρίβεια', λέει ο Wright. Δεδομένου ότι οι υπάλληλοι της εταιρείας χρησιμοποιούν σε μεγάλο βαθμό το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και τα άμεσα μηνύματα, η αποτελεσματική γραπτή επικοινωνία είναι απαραίτητη.

«Εάν οι διαχειριστές μας δεν είναι άψογοι σε επικοινωνία με εξωτερικά μέρη, θα μας εκθέσουν σε νομικές ενέργειες ή θα θέσουν σε κίνδυνο τη διαπραγματευτική μας θέση», λέει. «Θα μπορούσατε να πείτε ότι ζούμε και πεθαίνουμε από δύο πράγματα: την υποστήριξη των διαχειριστών μας και την ταχύτητα και την ακρίβεια της γραπτής επικοινωνίας κάθε μέλους της ομάδας μας».

Για να βεβαιωθείτε ότι έχετε 'γράψει' πράγματα, ακολουθήστε αυτές τις συμβουλές απόΣτιβ Πέχα, προπονητής γραφής με έδρα το Chapel Hill, στη Βόρεια Καρολίνα:


  • Χρησιμοποιήστε τη σωστή γραμματοσειρά:Οι περισσότερες προεπιλεγμένες γραμματοσειρές, όπως Times και Arial, είναι δύσκολο να διαβαστούν στην οθόνη. 'Μπορείτε να μειώσετε τα χαμένα λάθη πληκτρολογώντας τη Verdana', προτείνει η Peha. «Σχεδιάστηκε ειδικά για ανάγνωση σε οθόνη υπολογιστή». Εάν η εταιρεία σας απαιτεί μια συγκεκριμένη γραμματοσειρά, συνθέστε το κείμενό σας στο Verdana και, στη συνέχεια, αλλάξτε τις γραμματοσειρές λίγο πριν από την εκτύπωση.

  • Κάντε το Προσωπικό:«Η επιχειρηματική γραφή φαίνεται πολύ πιο απλή τώρα χάρη στο email», λέει η Allison Heartinger, πρώην εκτελεστική βοηθός στο Ντάλας. Ακόμα και τα επίσημα email μου φαίνονταν πάντα πιο κουβέντα από τα παλιά γράμματα. Περπατούσα πάντα τη λεπτή γραμμή ανάμεσα στο να είμαι πολύ περιστασιακός - ή πολύ αυστηρός ».

    Για να βεβαιωθείτε ότι δεν κάνετε λάθος σε καμία πλευρά της εξίσωσης, η Peha προτείνει να φανταστείτε πώς θα ήταν να διαβάζετε τα έγγραφά σας και να σκέφτεστε αν εσείς (ή το άτομο για το οποίο γράφετε) θα λέγατε πραγματικά αυτές τις λέξεις. «Πολλοί άνθρωποι πιστεύουν λανθασμένα ότι η επιχειρηματική επικοινωνία πρέπει να είναι απρόσωπη», λέει ο Peha. 'Αλλά αυτό είναι μια συνταγή για να μην διαβαστεί.'

  • Διαβάστε το και θερίστε:Φαίνεται προφανές, αλλά οι περισσότεροι άνθρωποι δεν διορθώνουν τα email τους και αυτό μπορεί να σας κάνει να φαίνεστε τεμπέληδες. Οι λέξεις που λείπουν και τα τυπογραφικά λάθη είναι μια εύκολη δικαιολογία για τους ανθρώπους να μην σας πάρουν στα σοβαρά.

    «Διαβάστε τη δουλειά σας δυνατά», συμβουλεύει η Peha. «Δεν θα πιάσετε μόνο τυπογραφικά λάθη και γραμματικά λάθη, αλλά θα μπορείτε να διακρίνετε αν ο τόνος είναι στο στόχο.

    BONUS TIP: Ο ορθογραφικός έλεγχος δεν είναι φίλος σας. Για παράδειγμα, θα παρακάμψει πάνω από τα ομώνυμα. Βασιστείτε σε αυτό με τον δικό σας κίνδυνο.

  • Αποφύγετε το Hackneyed Business Speak:«Οι φράσεις των αποθεμάτων όπως« σε ποιον μπορεί να αφορά »και« ήρθε στην προσοχή μας »είναι ανατροπές, επειδή ψυχολογικά θέλουμε να διαβάζουμε υλικά που μας αφορούν», σημειώνει η Peha. 'Φράσεις όπως αυτή στέλνουν συνήθως ένα απρόσωπο μήνυμα.' Εάν χρησιμοποιείτε αυτούς τους όρους, αφήστε τους. Συχνά θα διαπιστώσετε ότι μπορείτε να γράψετε ολόκληρη την πρόταση χωρίς τη φράση.

    ΜΠΟΝΟΥΣ ΣΥΜΒΟΥΛΗ: Συχνά γράφουμε πολύ όταν γράφουμε επίσημα, αλλά πιο σύντομες προτάσεις είναι ευκολότερο να κατανοηθούν. Εάν η πρότασή σας έχει περισσότερα από τρία μέρη ή 20 λέξεις, πιθανότατα μπορείτε να την κόψετε.

  • Κάντε το εύκολο στην ανάγνωση:Ο Will Getter πρέπει να γράψει πολλές περιλήψεις για τους διαχειριστές του έργου στο IDEO στο Palo Alto της Καλιφόρνια. «Συνήθως ο χρόνος τους είναι πολύ περιορισμένος, οπότε όσο πιο συνοπτικά, πλήρη, σαφή και περιεκτικά είναι τα email μου, τόσο πιο ενημερωμένα θα είναι», λέει.

    Αυτή είναι μια καλή στρατηγική. «Οι περισσότεροι άνθρωποι δεν διαβάζουν επιχειρηματικά έγγραφα με τον ίδιο τρόπο που διαβάζουν βιβλία - πρόκειται να τσιγκουνευτούν», λέει η Peha. «Έτσι, οι επικεφαλίδες, οι κουκκίδες, οι αριθμοί και άλλοι τρόποι ένδειξης του περιεχομένου του κομματιού καθιστούν πιο πιθανό να διαβαστούν οι πληροφορίες σας.»

Έτσι, καθώς επικοινωνείτε στη δουλειά, ακολουθήστε αυτές τις συμβουλές. Δεν θα σας βοηθήσουν μόνο να δημιουργήσετε πιο αποτελεσματικά έγγραφα - θα αυξήσουν επίσης τις πιθανότητες επαγγελματικής σας επιτυχίας.

Για περισσότερες πληροφορίες και συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να προωθήσετε τη διοικητική σας σταδιοδρομία, δείτε όλες τις συμβουλές μας για επαγγελματίες διαχειριστές.