Τα γραμματικά λάθη είναι κακή εμφάνιση.


Τα επιχειρηματικά έγγραφα γεμάτα γραμματικά λάθη μπορούν να υπονομεύσουν την επαγγελματική σας φήμη, για να μην αναφέρουμε τη φήμη της εταιρείας σας. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο οι διαχειριστές πρέπει να έχουν καλή δουλειάγνώση γραμματικής, ορθογραφία και σημεία στίξης, καθώς και η ικανότητα να εντοπίζετε λάθη πριν το κάνει κάποιος άλλος.

Το να αντιληφθείτε τα δικά σας γραμματικά λάθη μπορεί να είναι δύσκολο. Αλλά με λίγη εξάσκηση, μπορείτε να μειώσετε το περιθώριο σφάλματος και τελικά να βοηθήσετε την εταιρεία σας να προβάλει μια εικόνα ακρίβειας και επαγγελματισμού.

Να ξέρετε τι να προσέξετε

Ο Christopher Simmons, πρόεδρος της Send2Press Newswire, μιας υπηρεσίας διανομής ειδήσεων με έδρα το Redondo Beach, στην Καλιφόρνια, έχει διορθώσει αντίγραφο εδώ και χρόνια σε καθημερινή βάση. Τα πιο συνηθισμένα γραμματικά λάθη που βρίσκει στις επιχειρηματικές εκδόσεις περιλαμβάνουν:

  • Είναι εναντίον του:Το 'It's' είναι συντομογραφία για 'είναι' ή 'έχει' ('βρέχει'), ενώ το 'του' είναι κτητική αντωνυμία, όπως και στο 'παλτό του'.
  • Είσαι έναντι του:Το «είσαι» είναι συντομογραφία του «είσαι» («δεν βγαίνεις έτσι»), ενώ το «δικό σου» είναι κτητική αντωνυμία, όπως στο «παλτό σου».
  • Εκεί εναντίον τους:Το «εκεί» είναι ένα μέρος («πάμε εκεί»), ενώ το «τους» είναι πληθυντικός κτητική αντωνυμία, όπως στο «τα παλτά τους».
  • Ασφάλιση έναντι διασφάλισης:Ο όρος «ασφαλίζω» σχετίζεται με την ασφάλιση, ενώ ο όρος «διασφαλίζω» σημαίνει «διασφαλίζω». Έτσι, θα «διασφαλίσετε ότι οι άνθρωποι θα φτάσουν στο γραφείο εγκαίρως» αντί να «ασφαλίσετε» ότι θα φτάσουν εκεί.
  • Σημεία στίξης και εισαγωγικά:Τα κόμματα που χωρίζουν ένα άμεσο απόσπασμα από την υπόλοιπη πρόταση πρέπει να τοποθετούνται μέσα στα εισαγωγικά. Το ίδιο ισχύει και για περιόδους. Τα ερωτηματικά πρέπει να βρίσκονται μέσα σε εισαγωγικά μόνο εάν αποτελούν μέρος της προσφοράς. Έτσι, για παράδειγμα: «Οι πωλήσεις στα Νοτιοανατολικά θα είναι ευνοϊκές το τέταρτο τρίμηνο», είπε.

    Εάν το απόσπασμα είναι παράθεση και ακολουθείται αμέσως από σχετική παρενθετική αναφορά, τα σημεία στίξης θα ακολουθούσαν τις παρενθέσεις, αλλά το τέλος εισαγωγικού θα παραμείνει στο πραγματικό απόσπασμα. Για παράδειγμα: «Οι πωλήσεις στα Νοτιοανατολικά θα είναι ευνοϊκές το τέταρτο τρίμηνο» (Έκθεση XYZ, σελ. 67).
  • Ellipses (...) εναντίον Em Dashes (-):Οι ελλείψεις υποδεικνύουν ότι κάτι αφαιρέθηκε από το κείμενο και δεν πρέπει να χρησιμοποιείται για τον διαχωρισμό μιας σκέψης - αυτή είναι μια δουλειά για την παύλα em. Εδώ, η παύλα em χρησιμοποιείται για τον καθορισμό κειμένου που καθορίζει το θέμα της πρότασης: 'Το αφεντικό μου - αυτός που μου ζήτησε να κάνω αυτήν την παρουσίαση - είναι εδώ σήμερα.' Σε αυτή τη φράση, οι λέξεις «ο ένας» αντικαταστάθηκαν από μια έλλειψη: «Το αφεντικό μου & που μου ζήτησε να κάνω αυτήν την παρουσίαση είναι εδώ σήμερα».

Διορθώστε τη δουλειά σας

Τα γραμματικά λάθη μπορεί να είναι ιδιαίτερα δύσκολο να εντοπιστούν, επειδή ο ορθογραφικός έλεγχος μπορεί να μην τα επισημάνει. Αυτός είναι ο λόγος που οι ειδικοί τονίζουνη διόρθωση εξακολουθεί να είναι το καλύτερο αντίδοτοΤο Ο Simmons προσφέρει αυτές τις συμβουλές για τον έλεγχο της εργασίας σας:


  • Δείτε το έγγραφό σας στο 125 ή 150 τοις εκατό στο Word, ώστε να μπορείτε να δείτε καλύτερα αυτό που διαβάζετε και να εντοπίζετε ευκολότερα τα σφάλματα.
  • Αλλάξτε τη γραμματοσειρά σας σε Courier, μια γραμματοσειρά με απόσταση μεταξύ τους, για να σπάσετε την τυπική αναγνώριση μοτίβου του εγκεφάλου. Αυτό καθιστά ευκολότερο να εντοπίσετε λάθη επειδή σας αναγκάζει να δώσετε μεγαλύτερη προσοχή στο κείμενο.
  • Μην τσιγκουνεύεσαι μόνο. Αφιερώστε χρόνο για να διαβάσετε πραγματικά όσα έχετε γράψει.
  • Όταν είναι δυνατόν, διαβάστε τη δουλειά σας δυνατά. Η ακοή σας θα σας βοηθήσει να εντοπίσετε λάθη που μπορεί να μην βλέπετε.
  • Εκτυπώστε το έγγραφό σας. Μπορείτε συχνά να εντοπίσετε λάθη σε χαρτί που θα χάσετε στην οθόνη.

Βάλτε ένα άλλο ζευγάρι μάτια στη δουλειά σας

Η Kim Doi, διοικητική βοηθός μιας εταιρείας κινητών αξιών με έδρα τη Νέα Υόρκη, προσπαθεί να περιμένει λίγες ώρες πριν ελέγξει τη δουλειά της για να την διαβάσει με φρέσκα μάτια. Έχει επίσης έναν φίλο ή συνεργάτη της να ελέγξει ξανά τι έχει γράψει για να βεβαιωθεί ότι δεν της έχει λείψει τίποτα.

Συμβουλευτείτε τους επαγγελματίες

Ένα μέρος όπου τα γραμματικά λάθη είναι πιο θανατηφόρα είναι στο βιογραφικό σας. Οι διευθυντές προσλήψεων θέλουν να μάθουν ότι έχετε βασικές δεξιότητες γραφής προτού διαβάσουν περαιτέρω. Θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε κάποια βοήθεια με αυτό; Λάβετε δωρεάν αξιολόγηση βιογραφικού σήμερα από τους ειδικούς της Monster's Resume Writing Service. Θα λάβετε αναλυτικά σχόλια σε δύο εργάσιμες ημέρες, συμπεριλαμβανομένης μιας ανασκόπησης της εμφάνισης και του περιεχομένου του βιογραφικού σας, καθώς και μια πρόβλεψη της πρώτης εντύπωσης ενός στρατηλάτη.