Επιμείνετε σε πραγματικές πληροφορίες που σχετίζονται με την απασχόληση.
Κάθε τόσο, ένας υπάλληλος ή πρώην υπάλληλος θα ζητήσει επιστολή επαλήθευσης εργασίας. Φαίνεται αρκετά εύκολο, αλλά υπάρχουν οδηγίες σχετικά με το τι πρέπει - και δεν πρέπει να συμπεριληφθεί. Οι ειδικοί ανθρώπινου δυναμικού εξηγούν πώς να χειριστούν το αίτημα.
Σκοπός μιας επιστολής επαλήθευσης εργασίας
Μια επιστολή επαλήθευσης απασχόλησης επιβεβαιώνει την προηγούμενη ή τρέχουσα απασχόληση ενός υπαλλήλου. Υπάρχουν διάφοροι λόγοι για τους οποίους οι εργοδότες μπορούν να λάβουν αίτημα επαλήθευσης της απασχόλησης (VOE), αλλά τα αιτήματα από ιδιοκτήτες, διαχειριστές ακινήτων και δανειστές είναι τα πιο κοινά.
Συνήθως λαμβάνω αιτήματα για επιστολές επαλήθευσης απασχόλησης όταν ένας εργαζόμενος υποβάλλει αίτηση για υποθήκη, αναχρηματοδοτεί μια υποθήκη ή θέλει να μετακομίσει σε νέο διαμέρισμα », λέει η Jennifer C. Loftus, MBA, SPHR, PHRca, εθνική διευθύντρια για τη Νέα Υόρκη- με έδρα την εταιρεία συμβούλων HR Astron Solutions. Προσθέτει ότι σε σπάνιες περιπτώσεις, ζητούνται επιστολές επαλήθευσης απασχόλησης όταν οι εργαζόμενοι με πράσινες κάρτες επιστρέφουν στις χώρες τους για να ανανεώσουν τα διαβατήριά τους.
Άλλοι λόγοι για τους οποίους ένα τρίτο μέρος μπορεί να ζητήσει επαλήθευση απασχόλησης περιλαμβάνουν αιτήσεις οικονομικής ενίσχυσης, διαδικασίες υιοθεσίας ή επιμέλειας, θέματα που σχετίζονται με τη μετανάστευση, υποψήφιους εργοδότες που επιβεβαιώνουν προηγούμενα εργασιακά ιστορικά και αιτήσεις μείωσης/παραπομπής δανείων.
Πληροφορίες για συμπερίληψη
Οι επιστολές επαλήθευσης απασχόλησης - ή αποδείξεις επιστολών απασχόλησης - περιλαμβάνουν γενικά την ημερομηνία πρόσληψης ενός εργαζομένου, τη θέση εντός της εταιρείας και τους τρέχοντες μισθούς ή μισθούς. εάν τερματιστεί, ο λόγος τερματισμού όπως η ακούσια λύση, η εκούσια λύση ή η απόλυση, & rdquo; λέει η Lynn Kitson, SPHR, SHRM-SCP, CEO των Lynk Benefits and HR Solutions στο Goshen της Ιντιάνα.
Η συντομία είναι το κλειδί. & ldquo; Το γράμμα είναι συνήθως πολύ σύντομο, περιέχει το όνομα του υπαλλήλου,τωρινός τίτλος εργασίας, ημερομηνίες απασχόλησης, διεύθυνση εργασίας, εάν ο εργαζόμενος εξακολουθεί να απασχολείται ενεργά, το τρέχον ποσοστό αμοιβών και τη συχνότητα αμοιβών, & rdquo; λέει ο Λόφτους.
Πληροφορίες προς αποφυγή
& ldquo; Όταν ένας εργοδότης λέει κάτι για έναν πρώην εργαζόμενο, έχει μεγάλο βάρος, & rdquo; λέει η Kate Bischoff, SHRM-SCP, σύμβουλος ανθρώπινου δυναμικού και δικηγόρος εργασίας στο tHRive Law & Consulting στη Μινεάπολη. Είναι εξαιρετικά σημαντικό για τους εργοδότες να είναι ειλικρινείς και να λαμβάνουν προσεκτικές αποφάσεις για το τι θέλουν να μοιραστούν με τους άλλους. & rdquo;
Ο Bischoff, ο οποίος υπηρετεί επίσης ως επικουρικός καθηγητής συμμόρφωσης με το ανθρώπινο δυναμικό στη Σχολή Νομικής Mitchell Hamline, συνιστά να παραμείνουμε σε πραγματικές πληροφορίες που σχετίζονται με την απασχόληση, όπως ημερομηνίες απασχόλησης και τίτλοι εργασίας. Ο Kitson συμφωνεί, προσθέτοντας, & ldquo; Μια βαθιά βουτιά στολόγος τερματισμούπρέπει να αποφεύγεται. & rdquo; Εάν υπάρχει ένα ευαίσθητο ζήτημα πίσω από την ανάγκη για την επιστολή, όπως μια υπόθεση επιμέλειας παιδιού, το περιεχόμενο της επιστολής θα μπορούσε να γίνει απόδειξη στην υπόθεση.
Το άτομο που χειρίζεται την επιστολή πρέπει να είναι ενημερωμένο για τους ομοσπονδιακούς, κρατικούς και τοπικούς νόμους αποκάλυψης. Για παράδειγμα, ορισμένα κράτη απαγορεύουν στους εργοδότες να ζητούνπληροφορίες μισθούκατά τη διαδικασία πρόσληψης. Ορισμένα κράτη έχουν δημιουργήσει φόρμες και διαδικασίες επαλήθευσης της απασχόλησης για τη συμπλήρωση και τη διαβίβαση των πληροφοριών. Πριν από την εκπλήρωση αιτημάτων επαλήθευσης απασχόλησης, ερευνήστε τους σχετικούς νόμους για να διασφαλίσετε τη συμμόρφωση.
Πώς να απλοποιήσετε τη διαδικασία
Η ύπαρξη πολιτικής για την επεξεργασία αιτημάτων επαλήθευσης απασχόλησης θα εξοικονομήσει χρόνο μακροπρόθεσμα. Ο Kitson προσφέρει αυτές τις συμβουλές σε οργανισμούς που επιδιώκουν να επισημοποιήσουν τη διαδικασία:
- Ορίστε μια θέση, όπως ο διευθυντής ανθρώπινου δυναμικού ή το άτομο που έχει επιφορτιστεί με δραστηριότητες ανθρώπινου δυναμικού για να απαντήσει σε επιστολές επαλήθευσης απασχόλησης.
- Δημιουργήστε μια πολιτική που υποδεικνύει ποιες πληροφορίες θα αποκαλύψουν και σε ποιον. Η πολιτική μπορεί να καθορίζει εάν τα στοιχεία μισθών μπορούν να γνωστοποιηθούν σε χρηματοπιστωτικά ιδρύματα που υποβάλλουν αίτηση έναντι του τι θα παρέχονταν σε έναν πιθανό εργοδότη.
- Ζητήστε από τους υπαλλήλους να υπογράψουν μια εξουσιοδότηση για τη δημοσίευση πληροφοριών πριν από τη δημοσίευση οποιωνδήποτε δεδομένων, εκτός εάν οι πληροφορίες ζητηθούν από κυβερνητική οντότητα και δεν απαιτείται η δημοσίευση του εργαζομένου.
Πώς να διαμορφώσετε το γράμμα
Ένα πρότυπομορφή επαγγελματικής επιστολήςλειτουργεί τέλεια. & ldquo; Η επιστολή πρέπει να είναι σε επίσημο επιστολόχαρτο, να έχει ημερομηνία και να ετοιμάζεται από κάποιον στο HR, ή για μικρότερο οργανισμό, στέλεχος με πρόσβαση στις ζητούμενες πληροφορίες, & rdquo; συμβουλεύει τον Λόφτους.
Δείγμα επιστολής επαλήθευσης απασχόλησης
2 Απριλίου 20ΧΧ
Κ. Τζον Μέρφι
Πιστωτικός Αναλυτής
Τράπεζα ABC
1 Main Street
Anytown, FL 55555
Re: Επαλήθευση απασχόλησης Suzanne Lu
Αγαπητέ κύριε Μέρφι:
Αυτή η επιστολή είναι επιβεβαίωση ότι η Suzanne Lu εργάζεται στην DEF Company ως ειδικός σε πληρωτέους λογαριασμούς. Προσλήφθηκε στις 15 Μαΐου 20XX και αυτή τη στιγμή κερδίζει $ XX, XXX ετησίως.
Επικοινωνήστε μαζί μου στο 800-555-5555 εάν μπορώ να σας βοηθήσω περαιτέρω.
Με εκτιμιση,
Τζέιν Ντου
Διευθυντής ανθρωπίνου δυναμικού
Λάβετε περισσότερες γνώσεις εμπειρογνωμόνων
Η σύνταξη μιας επιστολής επαλήθευσης απασχόλησης είναι μία από τις πολλές εργασίες που πρέπει να κάνετε όταν διαχειρίζεστε μια ομάδα εργαζομένων. Θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε κάποια βοήθεια σε αυτό το τμήμα; Εγγραφείτε στο Gastromium δωρεάν σήμερα. Ως μέλος, θα λάβετε πληροφορίες για την ηγεσία, συμβουλές σταδιοδρομίας και συμβουλές αναζήτησης εργασίας που αποστέλλονται απευθείας στα εισερχόμενά σας για να σας βοηθήσουν να συμβαδίσετε με τον ολοένα και πιο γρήγορο ρυθμό των επιχειρήσεων.