Πριν από είκοσι χρόνια, η Erin O'Hara Meyer εργαζόταν ως γραμματέας, πληκτρολογώντας όσο πιο γρήγορα μπορούσε για να συμβαδίσει με ένα απαιτητικό αφεντικό που της ζητούσε επίσης να φτιάξει τον πρωινό καφέ, να προγραμματίσει όλα τα ραντεβού του και να στεγνώσει τα ρούχα του. καθαριστές.
Αυτές τις μέρες, ο O'Hara Meyer είναι πρόεδρος της Διοικητικής Αριστείας, μιας πανελλαδικής εταιρείας κατάρτισης και συμβούλων που ειδικεύεται στην προσωπική και επαγγελματική ανάπτυξη διοικητικών επαγγελματιών. Κάποτε, όλοι οι επαγγελματίες της διοίκησης/υποστήριξης θα είχαν ονομαστεί γραμματείς και ακόμη και οι πιο έμπειροι τυπικά διατηρούνταν εκτός ηγετικών ρόλων. Αλλά τώρα το τοπίο έχει αλλάξει και έμπειροι διοικητικοί επαγγελματίες μπορούν να γίνουν διευθυντές γραφείων, οι οποίοι χειρίζονται ό, τι είναι απαραίτητο για να κρατήσουν την εταιρεία σε εξέλιξη. Παρόλο που η ακριβής περιγραφή της εργασίας αλλάζει με κάθε εργοδότη, τα καθήκοντα μπορούν να περιλαμβάνουν εκπαίδευση προσωπικού στα πιο πρόσφατα προγράμματα λογισμικού, διεξαγωγή συνεντεύξεων ή τερματισμό εργαζομένων, εξισορρόπηση του προϋπολογισμού και διαχείριση καθηκόντων μισθοδοσίας.
«Έχουμε διανύσει πολύ δρόμο», λέει η O'Hara Meyer. «Και ακόμη εξελισσόμαστε, αλλάζουμε, αλλά καθώς αλλάζει ο εταιρικός κόσμος, [αλλάζουν] και οι ρόλοι και τα καθήκοντα».
«Οι διευθυντές γραφείων είναι πολλές φορές ο κατάλληλος για πολλά θέματα, προσωπικά αλλά και επαγγελματικά», λέει. «Δεν είναι ασυνήθιστο για έναν OM να είναι σύμβουλος, επόπτης, μέντορας, γονέας και η Ann Landers να συγκεντρώνονται σε ένα. Οι OM είναι ένας από τους πιο κρίσιμους και ορατούς υπαλλήλους, επειδή η δουλειά τους αγγίζει σχεδόν κάθε πτυχή της επιχείρησης. Ως εκ τούτου, συχνά καθορίζουν τον τόνο και την κουλτούρα του οργανισμού μόνο με τις προσπάθειές τους ».
Στα 25 χρόνια της επιχείρησής τους, οι Marni Hockenberg και Lissa Weimelt, ιδιοκτήτες του The Hiring Experts, έχουν επίσης δει την εξέλιξη.
'Ο ρόλος του διευθυντή γραφείου έχει αλλάξει δραματικά', λέει ο Hockenberg. «Πέρασαν οι εποχές του να είσαι αγγελιοφόρος και επιβλέπων καθηκόντων. Ο σημερινός διευθυντής γραφείου πρέπει να σκέφτεται και να ενεργεί σαν δημιουργός εσόδων. Ένας αποτελεσματικός διευθυντής γραφείου πρέπει να ευθυγραμμιστεί σταθερά με την ομάδα διαχείρισης, αλλά να είναι προσιτός για να ακούσει τις ιδέες και τις προτάσεις των υφισταμένων. Η συλλογή πληροφοριών, η δημιουργία λύσεων, η παρουσίαση και η εφαρμογή σχεδίων δράσης είναι δεξιότητες που πρέπει να επιδεικνύει συνεχώς ένας διευθυντής γραφείου ».
Απαιτούμενα προσόντα
Οι διαχειριστές γραφείου παίζουν αναπόσπαστο ρόλο σε πολλές επιχειρήσεις. Ο Weimelt λέει ότι οι διευθυντές γραφείων πρέπει να «σκεφτούν» να είναι συνεργάτες με τα στελέχη που ηγούνται των σημερινών εταιρειών.
«Η αξία του διευθυντή γραφείου είναι οι ιδέες τους που εξοικονομούν κόστος, αυξάνουν τα κέρδη, βοηθούν τους πελάτες άμεσα ή παρακινούν τους εργαζόμενους να αυξήσουν τα κέρδη της εταιρείας», λέει.
Ο Jim Lynch, εκτελεστικός διευθυντής της Ένωσης Επαγγελματιών Διαχειριστών Γραφείου, λέει ότι τα ακόλουθα χαρακτηριστικά είναι βασικά για να γίνεις ένας επιτυχημένος διευθυντής γραφείου:
- Ικανότητα με τρέχοντα τεχνικά προγράμματα:Αυτό περιλαμβάνει MS Word, Excel, Access, Διαχείριση Ιστού κ.λπ. Είναι επίσης σημαντικό να κατανοήσετε εξελιγμένα τηλεφωνικά συστήματα, κέντρα και εξοπλισμό αντιγραφής, λογισμικό αποστολής φαξ, αντίγραφα ασφαλείας υπολογιστή, κινητά τηλέφωνα και PDA.
- Γνώση Ανθρώπινου Δυναμικού:Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό σε μικρότερα ή αναδυόμενα γραφεία, όπου οι διευθυντές γραφείων πρέπει να τηρούν τους νόμους, τους κανονισμούς, τους κανόνες ασφάλειας και/ή βιομηχανίας και μπορεί να είναι ο πρώτος σταθμός στη διαδικασία συνέντευξης για πολλούς υπαλλήλους.
- Δεξιότητες διαχείρισης έργου:Η ικανότητα διαχείρισης ειδικών έργων, όπως σχεδιασμός γραφείου ή μετακινήσεις γραφείου, είναι απαραίτητη. Ο διευθυντής γραφείου μπορεί να είναι το μόνο άτομο που γνωρίζει όλες τις πτυχές τέτοιων έργων, επιτρέποντάς του να προσδιορίσει την εξοικονόμηση κόστους και να ελαχιστοποιήσει τη διακοπή σε άλλους εργαζόμενους.
Διαχειριστής γραφείου με οποιοδήποτε άλλο όνομα
Ενώ τα καθήκοντα έχουν εξελιχθεί και οι περιγραφές θέσεων εργασίας έχουν αλλάξει, οι τίτλοι διαφέρουν πολύ για αυτές τις θέσεις, ανάλογα με τον τύπο του οργανισμού, λέει ο Lynch.
«Τα μικρά και μεσαία γραφεία που δεν είναι αρκετά μεγάλα για να διαθέτουν ξεχωριστό ανθρώπινο δυναμικό, τμήματα τεχνολογίας πληροφοριών και συμβαλλόμενα μέρη θα έχουν συχνά κάποιον υπεύθυνο για τη διαχείριση γραφείων», λέει ο Lynch. «Η διαχείριση γραφείου είναι μια ευρεία κατάταξη εργασιών και ορισμένα μικρότερα γραφεία ενδέχεται να διαλύσουν τα καθήκοντα του διευθυντή γραφείου μεταξύ πολυάριθμων διοικητικών υπαλλήλων. Ο τίτλος & lsquo; διευθυντής γραφείου «δεν είναι ενιαίος από εταιρεία σε εταιρεία».
Οι τίτλοι για αυτόν τον ρόλο περιλαμβάνουν ειδικούς στη διοίκηση, διευθυντή διοικητικών υπηρεσιών και αντιπρόεδρο επιχειρήσεων.
Περισσότερες πληροφορίες
Ελέγξτε αυτές τις ιστοσελίδες για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τις σταδιοδρομίες του διευθυντή γραφείου:
Για περισσότερες πληροφορίες και συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να προωθήσετε τη διοικητική σας σταδιοδρομία, δείτε όλες τις συμβουλές μας για επαγγελματίες διαχειριστές.